MEGA | LIVRARIAS ADERENTES: NOVAS REGRAS DE FATURAÇÃO

LIVRARIAS ADERENTES: NOVAS REGRAS DE FATURAÇÃO

A faturação relativa à Plataforma MEGA – Manuais Escolares Gratuitos, para o ano letivo de 2023/2024, deverá ser enviada ao IGeFE – Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P., através do Portal da faturação Eletrónica (FE-AP), disponibilizado pela eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.

A eSPap disponibiliza um formulário de submissão, inserido num micro portal, direcionado para pequenas e micro empresas, permitindo, de forma manual, agilizar o processo de transmissão de documentos para as entidades aderentes à solução FE-AP. Esta ferramenta tem como principais objetivos:

• Agilizar a implementação da Diretiva Comunitária de Faturação Eletrónica na contratação pública 2014/55/UE, envidando custos e encargos adicionais para as pequenas e médias empresas, tendo em consideração o reduzido volume de faturas emitidas para as entidades públicas aderentes à solução FE-AP;
• Desmaterializar e transmitir para estas entidades, no formato legal CIUS-PT, os dados que constam na fatura em papel, devendo este documento ser anexado ao formulário de submissão.

Sendo um processo manual os fornecedores que utilizem esta ferramenta devem ter em conta as seguintes normativas:

• Responsabilidade de realizarem uma correta desmaterialização;
• Uso do QRcode (caso aplicável) de forma a validar, pelo total, a qualidade da desmaterialização;
• Consulta e acompanhamento dos estados dos documentos transmitidos e atualizados no micro portal.

Partilhamos o manual do utilizador do formulário de submissão de documentos de faturação.

Para formalizar o processo e cumprimento de formalidades, nomeadamente a assinatura do acordo tipo EDI, solicitamos que aceda ao link do Portal da solução FE-AP, preenchendo enquanto “cocontratantes” da administração pública, devem fazê-lo nos próximos cinco dias úteis.

Deverá ser submetido um Pedido por cada NIF.

Atendendo a que será necessário anexar informação, recomendamos a recolha antecipada dos seguintes elementos:

• Em um só ficheiro em formato PDF: os Documentos de autenticação e verificação da identidade (Certidão Permanente do Registo Comercial, Identificação do representante legal – nome, n.º de Cartão de Cidadão ou BI, com data de validade – e Procuração, caso aplicável);
• Contatos, em produção, para o envio de notificações por e-mail das mensagens de negócio e técnicas.

Os dados de adesão submetidos, serão validados pela eSPap, para garantir a sua autenticidade (NIF e documentos respetivos do fornecedor) e para terminar o a configuração do ambiente de produção.

O contacto indicado pelo fornecedor no pedido, irá receber um e-mail a confirmar a adesão ao Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – Portal da FE-AP. Adicionalmente, irá receber um e-mail para definição de password.

A lista de entidades publicas aderentes à solução FE-AP, encontra-se publicada no site da eSPap, sendo atualizada periodicamente a cada 15 dias. Sempre que haja uma nova vaga de entidades públicas, o fornecedor é notificado via mail, estando apto a enviar para todas as entidades aderentes.